Um pouco mais de organização – GTD e produtividade

A avaliação de 2011 trouxe uma percepção muito clara: apesar de eu ter realizado muitas coisas neste ano, a falta de organização, de feedback e de avaliação continuada fez com que boa parte dos projetos que propus e nos quais me envolvi como líder ou principal ativador acabaram não acontecendo.

Incapacidade em delegar adequadamente, em dar seguimento e cobrar dos colaboradores e, é claro, uma quantidade muito grande de projetos simultâneos fizeram com que muitos deles não fossem finalizados neste ano.

Para 2012, desenvolvi um sistema para otimizar o desenvolvimento, acompanhamento e finalização dos projetos aos quais vou me propor.

Ele vai funcionar da seguinte forma:

Usarei um gerenciador de projetos online chamado Asana, que me foi indicado pelo amigo Paulo Colacino. É gratuito e permite gerenciar vários projetos simultaneamente, e delegar tarefas através de convites por e-mail para outras pessoas.

O Asana funcionará como porta de entrada para o registro de “Itens de Ação”, ou seja, passos práticos que precisam ser realizados todos os dias. Ali também poderei colocar links para Referências importantes que ajudarão a realizar os passos e, finalmente, colocarei os “Tópicos com potencial”, ou seja, ideias que poderão futuramente ser aproveitadas e realizadas.

O importante é que, mesmo que eu esteja longe do computador, terei um espaço onde centralizar e registrar apontamentos e ideias do dia-a-dia, que poderei anotar em papeizinhos e depois transferir para o Asana.

Para complementar o Asana, estarei usando o Evernote, que me permite uma elaboração melhor dos projetos. Permite adição de imagens e referências da Web, bem como oferece um adequado editor de textos. Inicialmente, estarei usando a versão gratuita, que também posso usar no meu Samsung Galaxy Tab, tento acesso virtualmente total aos apontamentos.

O Evernote irá permitir que eu elabore os “Itens de Ação” e “Tópicos” registrados no Asana.

Para finalizar, estarei usando alguns dos blocos em papel desenvolvidos pelo Action Method, da Behance. Entretanto, estou fazendo minhas versões open source, para impressão em minha própria casa. Estes bloquinhos ajudarão quando precisar anotar notas “em viagem”.

Talvez oportunamente eu divulgue os arquivos em .pdf que estou desenvolvendo para meu uso pessoal, baseados nos blocos do Action Method.

Pois bem, é isso. Acredito que este fluxo de organização e trabalho me ajudará a “Getting Things Done”, ou seja, a “Ter as Coisas Feitas” de forma a terminar o ano satisfeito com minha própria performance. Afinal, sou um sonhador, um idealista, mas gosto de ver meus sonhos serem compartilhados e postos em prática, vividos coletivamente.